Wat vooraf ging: Anton en Jaap zijn door hun teamleider afgevaardigd naar de startbijeenkomst van het project ‘Carve-out Brazilië’. Het blijkt een politiek geladen project met een relatief kleine IT-component. Over 2 weken moet het projectplan er liggen, en het is tijd om de taken te verdelen…

Na wat heen en weer gepraat over het in elkaar draaien van het projectplan en de gebruikelijke werk-ontwijkende bewegingen vind ik het tijd om in te grijpen. Uit mijn vorige opdrachten herken ik het gevaar van vertraging in dit stadium van het project. Als we nu 4 weken nemen om een projectplan te schrijven, duurt de rest van het project ook 2 keer zo lang. Tijd voor wat pragmatiek.
Ik stel voor dat Igor de verschillende paragrafen uit de P2-template verdeelt onder het kernteam, en dat ieder een of meerdere paragrafen voor zijn rekening neemt, daarbij geholpen door een secondant. Uiteraard kunnen zij voor input terecht bij de rest van het team, maar zij zijn verantwoordelijk voor de oplevering van de inhoud. Igor coördineert en voert de eindredactie.

Zo gezegd, zo gedaan. Dezelfde middag nog hebben we een mail van Igor met daarin de taakverdeling. Een van de activiteiten die op mijn bordje ligt is het maken van de tijdsplanning en work breakdown structure, Gelukkig nog niet op activiteitsniveau, maar een aantal mijlpalen zullen we toch moeten slaan.

Dat wordt nog best een uitdaging realiseer ik me al snel. Want wat moeten we eigenlijk allemaal doen? Wat is het op te leveren product? Wanneer is het project een succes? Met een project dat niet als hoofdproduct een werkende IT-oplossing heeft heb ik niet veel ervaring, of het moet het reorganiseren van een bedrijf zijn. Tijd om eens even met Igor te buurten. Ik schiet een afspraak in zijn agenda voor volgende week.

Genietend van een bak goede koffie van de espresso-bar beneden in het gebouw verkennen we samen het probleem. Het gewenste resultaat is duidelijk, dat is ‘het succesvol bedienen van de braziliaanse markt door de locale landenorganisatie per 1 januari 2014’. Maar wat moeten we nu eigenlijk gaan doen? Welke stappen zijn nodig om tot het gewenste resultaat te komen? Igor heeft een idee op hoofdlijnen, maar hoe we daarin de veranderende marktomstandigheden, de politieke invloeden en de invloed van andere projecten als ‘Peak’ (de implementatie van een gloednieuw ERP-systeem voor de hele organisatie) kunnen verwerken, dat wordt de grote uitdaging.

Als zijstapje vertelt Igor dat hij laatst hoorde vertellen over ‘Agile project management’, dat juist bedoeld zou zijn voor projecten in sterk veranderende omgevingen. Misschien zou dat iets voor ons zijn? Maar ja, vind maar eens iemand met ervaring. En is dat niet vooral een IT-gerichte benadering?

Ik kan me wel voor mijn kop slaan! Natuurlijk is dat de oplossing! In een van mijn vorige opdrachten, waarin ik een Product Management afdeling opzette en leidde, heb ik uitgebreid kennisgemaakt met SCRUM, een Agile software-ontwikkelingsmethode. Weliswaar erg gericht op het produceren van software, maar het sluit prima aan bij de veranderende omgeving van dit project. Even baal ik er van dat ik hier niet zelf aan gedacht heb, maar al gauw wint mijn enthousiasme het van mijn zelf-kritiek. Ik deel mijn eerdere ervaringen met Igor, en al snel worden we samen steeds enthousiaster. Dit is precies de aanpak die op dit project gaat passen, wel hoeven alleen nog maar even de aanpak om te zetten van software-gericht naar het opleveren van een werkende business….

Hoe we het gaan doen weten we nog niet, maar 1 ding is duidelijk: We gaan er voor! We spreken af dat ik een aantal slides oplever met de kernpunten van de aanpak, zodat Igor aan stakeholder management kan doen, en dat we aan het einde van de week weer samen gaan zitten om de aanpak te vertalen naar iets dat ook in een P2-project managementsetting hout snijdt…